Optik und Technik

Als Unternehmer haben Sie sich sicherlich schon einmal Gedanken bezüglich des Druckoutputs gemacht, denn naturgemäß fällt in einem jeden Unternehmen eine Vielzahl an Druckvorgängen an. Ob Geschäftsbrief, Auftragsbestätigung oder Rechnung, die geschäftlich notwendige Korrespondenz erfordert das tagtägliche Ausdrucken diverser Unterlagen. Nicht zuletzt aufgrund der dadurch anfallenden Kosten ist die Effizienz des gesamten Druckworkflows von entscheidender Bedeutung. An diesem Punkt setzen Managed Print Services an, durch die der Durckoutput effizienter gestaltet und die Höhe der Druckkosten gesenkt werden können.

Was versteht man unter Managed Print Services?

Bei Managed Print Services handelt es sich um einen neu entwickelten Ansatz zur Regulierung der Druckvorgänge in einem Unternehmen. Zur Steuerung des Druckoutputs werden sämtliche Drucker mit einem zentralen Netzwerk verbunden, das die Konfiguration und Wartung der Printgeräte von einem zentralen Punkt aus ermöglicht. Auf diese Weise wird unter anderem auch die Versorgung mit Verbrauchsteilen sicher gestellt, denn integriert ist stets eine automatische Meldefunktion im Falle von neuem Bedarf an Druckerpatronen und Papier. Geht die Tinte beispielsweise allmählich zu Neige oder es befindet sich nur noch wenig Druckerpapier im Gerät, so meldet der Netzwerkdrucker dies automatisch an das zentrale Netzwerk. Ebenso effizient gestaltet sich auch die Nutzung der Drucker im Geschäftsbetrieb, denn durch die Eingabe eines individuellen PIN-Codes können alle Drucker des Unternehmens zu jeder Zeit in Anspruch genommen werden.

Angeboten wird die Einrichtung und Pflege eines solchen Services durch Dienstleister, die sich ganz auf die effiziente Steuerung von Druckprozessen und die dazu erforderliche Infrastruktur des Netzwerkes spezialisiert haben. Seien es Software-Anbieter, Unternehmen im IT-Bereich oder Hersteller von Printgeräten, mittlerweile bieten verschiedene Dienstleistungsunternehmen die Managed Print Services an. Diese umfassen in der Regel die Einrichtung, Verwaltung und Überwachung der Druckprozesse, einhergehend mit einer Vorab-Analyse der bestehenden Infrastruktur des Unternehmens, einer optimierenden Planung des Systems aus Hard- und Software sowie deren Einrichtung. Nach der Implementierung des Managed Print Services wird der reibungslose Betrieb des Systems durch die regelmäßige Wartung und einen technischen Support gewährleistet.

Welcher Nutzen ergibt sich aus Managed Print Services?

Durch Druckvorgänge entstehen den deutschen Unternehmen jährlich immense Kosten, die in die Milliarden gehen. Jedes Jahr sind je nach Branche bis zu sechs Prozent des Umsatzes allein für das Drucken zu veranschlagen, wobei circa 70 Prozent der Unternehmen den Druckoutput und die damit einhergehenden Kosten nicht einmal exakt bestimmen können. Generell lässt sich feststellen, dass sich die Kosten des Druck-Systems zu etwa fünf bis 20 Prozent aus Hardware-Kosten und 80 bis 95 Prozent aus direkten und indirekten Kosten im Zusammenhang mit der Druckernutzung zusammensetzen. Dabei entfallen etwa 50 Prozent der Gesamtkosten allein auf die indirekten Kosten, die sich durch Störungen im System, die Instandhaltung und Administration oder die Wartung ergeben. Diese Kosten lassen sich senken, in dem man die Systempflege optimiert, die Vielzahl an Störungen durch die Erneuerung der Systeme beseitigt, das Verbrauchsmaterial-Management besser koordiniert und somit für einen effizienteren Druckbetrieb sorgt. Managed Print Services bieten folglich den Nutzen, Druckprozesse zu optimieren und eine transparente Druck-Infrastruktur zu schaffen. Infolgedessen lässt sich eine Reduzierung der Druckkosten erzielen, die bis zu 30 Prozent betragen kann.

Wie erfolgt die Optimierung der Druckprozesse?

Bei der Einrichtung von Managed Print Services wird zunächst eine detailierte Analyse der derzeitigen Druckvorgänge, der Prozessabläufe und des Bestandes an Hardware durchgeführt. Durch diese Erfassung des Ist-Zustandes lassen sich die Verbesserungsmöglichkeiten exakt definieren und die Aufstellung eines Optimierungsplanes durchführen, der den Bedarf an neuen Geräten und die individuell erforderliche Systemausstattung darlegt. Abschließend werden die Inbetriebnahme des Systems und die Schulung des Personals vollzogen.

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